1С электронный документооборот

СЭД / Нужна ли нам система электронного документооборота?

А нужна ли нам система электронного документооборота?

Очень часто в компании складывается следующая ситуация: руководство хочет внедрить систему электронного документооборота, поскольку устали от продолжительных согласований, сложного поиска документов, несогласованности действий подразделении, и т.п. Но с другой стороны не прекрвщает мучить вопрос целесообразности и экономической эффективности внедрения. Как определить, действительно ли вам нужен электронный документооборот сложнее того, который доступен стандартными офисными приложениями или не нужен? Давайте обратимся к реальным примерам.

Возможно, сам процесс распространения систем электронного документооборота не достаточно хорошо освещается, но число внедрений за последние несколько лет возросло и далее продолжает увеличиваться. Это и государственные учреждения, и крупные холдинги, и операторы мобильной связи, и банки и многие другие компании и организации, названия которых всем известны.

В любом случае, внедрение в организации системы электронного документооборота это вопрос целесообразности. Несомненно, заказчиком должна приобретаться только та система документооборота, покупка и содержание которой обойдется дешевле, чем общие затраты на ручную поддержку.

Если количество документов, которые регламентируют деятельность компании не превышает нескольких десятков, а при пересмотре где-то раз в полгода, кол-во документов в общем за год не увеличивается вдвое, то покупка дорогой системы, автоматизируещей этот процесс – бессмысленна. Если смотреть с точки зрения затрат, то такую систему более эффективно поддерживать вручную или с использованием стандартных офисных приложений. Если система менеджмента качества на предприятии представляет собой некий набор бумажных документов, в которые редко заглядывают, то, в таком случае, электронный документооборот не нужен. С другой же стороны, в этом случае мы имеем дело с чисто формальной, внедренной для достижения имиджевых целей системой управления качеством. Таких бумажных внедрений, к сожалению, у нас пока немало. Это специфика нашего рынка.

Но если все же вы намерены пользоваться реальными системами управления, то вам просто жизненно необходим контроль средствами электронного документооборота.

В любом случае, устанавливать достаточно серьезную систему электронного документооборота имеет смысл, если только количество документов в компании измеряется несколькими сотнями в год.

Кроме этого, чтобы внедрение системы документооборота оказалось эффективным, менеджменту компании стоит позаботиться о подготовке информации для обработки системой именно в структурированной форме. При этом следует помнить, что реализация самых эффективных технологий по обработке документов и извлечение информации со стопроцентной достоверностью, возможно только тогда, когда документы представлены в структурированном виде.

Иными словами, корпоративная политика компании должна сделать акцент на обеспечении процесса структурирования корпоративной информации. Правильный подход в этом случае, для предприятий, состоит в обеспечении технологии создания структурированной, готовой к обработке системой информации.

Кадры, говорят, решают все – сколько бы времени ни проходило с того момента, когда было высказано это утверждение. Однако, бывают ситуации,когда человеческий фактор может стать причиной путаницы и ошибок. Как пример, одна из таких ситуаций: необходимость сотруднику выполнять большое число рутинных операций с документами.

Если типовая система документооборота не охватывает всех потребностей вашего предприятия, для специфических задач вашей организации разработчики могут предложить создать специализированное решение. В любом случае, при внедрении системы документооборота вам обязательно должна быть предоставлена полная техническая поддержка.

Системы электронного документооборота (СЭД) способствуют сохранению и рациональному использованию человеческих ресурсов и повышению эффективности управления потоками корпоративных документов и информации. Можно выделить основные преимущества, которые несет с собой внедрение систем электронного документооборота для конкретного сотрудника, работающего с документами. В статьях, представленных на сайте мы попробуем осветить вопросы связанные с системами электронного документооборота, как непосредственно, так и косвенно.