А нужна ли нам система электронного документооборота?
Очень часто в компании складывается следующая ситуация: руководство хочет внедрить систему электронного документооборота, поскольку устали от продолжительных согласований, сложного поиска документов, несогласованности действий подразделении, и т.п. Но с другой стороны не прекрвщает мучить вопрос целесообразности и экономической эффективности внедрения. Как определить, действительно ли вам нужен электронный документооборот сложнее того, который доступен стандартными офисными приложениями или не нужен? Давайте обратимся к реальным примерам.
Возможно, сам процесс распространения систем электронного документооборота не достаточно хорошо освещается, но число внедрений за последние несколько лет возросло и далее продолжает увеличиваться. Это и государственные учреждения, и крупные холдинги, и операторы мобильной связи, и банки и многие другие компании и организации, названия которых всем известны.
В любом случае, внедрение в организации системы электронного документооборота это вопрос целесообразности. Несомненно, заказчиком должна приобретаться только та система документооборота, покупка и содержание которой обойдется дешевле, чем общие затраты на ручную поддержку.
Если количество документов, которые регламентируют деятельность компании не превышает нескольких десятков, а при пересмотре где-то раз в полгода, кол-во документов в общем за год не увеличивается вдвое, то покупка дорогой системы, автоматизируещей этот процесс – бессмысленна. Если смотреть с точки зрения затрат, то такую систему более эффективно поддерживать вручную или с использованием стандартных офисных приложений.
Если система менеджмента качества на предприятии представляет собой некий набор бумажных документов, в которые редко заглядывают, то, в таком случае, электронный документооборот не нужен. С другой же стороны, в этом случае мы имеем дело с чисто формальной, внедренной для достижения имиджевых целей системой управления качеством. Таких бумажных внедрений, к сожалению, у нас пока немало. Это специфика нашего рынка.
Но если все же вы намерены пользоваться реальными системами управления, то вам просто жизненно необходим контроль средствами электронного документооборота.
В любом случае, устанавливать достаточно серьезную систему электронного документооборота имеет смысл, если только количество документов в компании измеряется несколькими сотнями в год.
Кроме этого, чтобы внедрение системы документооборота оказалось эффективным, менеджменту компании стоит позаботиться о подготовке информации для обработки системой именно в структурированной форме. При этом следует помнить, что реализация самых эффективных технологий по обработке документов и извлечение информации со стопроцентной достоверностью, возможно только тогда, когда документы представлены в структурированном виде.
Иными словами, корпоративная политика компании должна сделать акцент на обеспечении процесса структурирования корпоративной информации. Правильный подход в этом случае, для предприятий, состоит в обеспечении технологии создания структурированной, готовой к обработке системой информации.
