Электронный документ

Журнал электронных документов

Журнал электронных документов всегда открывается при запуске программы. Журнал отображает список электронных документов в соответствии с выбранным периодом и видом документов в разрезе номенклатуры дел. Виды электронных документов можно изменять в справочнике Виды документов.

Карточка электронного документа

Каждый электронный документ в системе документооборота представляет собой запись, характеризующуюся набором значений атрибутов регистрационной карточки. Задать необходимые атрибуты, связи, исполнение документа а также распечатать документ или просмотреть электронную копию можно из карточки электронного документа. Заполнение некоторых реквизитов предполагает использование существующих в системе документооборота справочников или шаблонов.

Связи электронного документа

При нажатии на кнопку "Связи документа" на форме карточки документа появляется таблица, отображающая связь с другими электронными документами.

Ход исполнения

При нажатии на кнопку "Исполнение" на форме карточки документа появляется таблица, отображающая контроль исполнения документа. Таблица содержит следующие поля: исполнителя, задачу (что нужно сделать) срок исполнения и состояние. Список может пополняться произвольно (кнопка "Добавить") или согласно определенного маршрута. Для определения маршрутов используется справочник Маршруты.

Номенклатура дел

В этом справочнике можно задать Номенклатуру дел используемую в организации. Количество вложенных папок может достигать девяти уровней. Поддерживается автонумерация как вложенных папок, так и документов в папке. Достигается это назначением реквизитов Карточки папки. Из формы номенклатуры можно произвести любые действия с папкой, а также распечатать Номенклатуру дел. Шаблон печатной формы Номенклатуры дел можно редактировать, изменив файл Nomenklatura.mxl в каталоге печатных форм.

Карточка папки(номенклатуры дел)

В карточке папки можно задать необходимость и префикс сквозной нумерации в пределах подчинения, а также разграничить доступ к документам номенклатуры.
Разграничивается доступ пользователей к электронным документам на уровне папок. Для каждой папки администратор может установить четыре уровня доступа. По умолчанию при создании папка получает полный доступ.

Поиск документов

Поиск можно осуществлять как

а) по реквизитам документа, так и
б) по словам, встречающимся в содержимом документов.

При поиске по реквизитам анализируются выбранные параметры реквизитов, и в соответствии с ними выводится список найденных документов.
При поиске по словам можно задавать до 10 слов разделенных пробелом в любом регистре. Степень соответствия можно изменять в настройках пользователя, тем самым регулируя точность поиска.

Задачи пользователей

В этом окне отображается список задач пользователя. Список выводимых задач можно настраивать. Здесь же можно поставить новую задачу любому пользователю, или поставить отметку о выполнении своей. Если есть невыполненные задачи, окно будет открываться автоматически с заданным интервалом.
Администратор системы может просмотреть задачи любого пользователя.

Печать отчетов

Обработка "Печать отчетов" позволяет распечатать список любого справочника системы, в том числе и документов. Этот универсальный отчет позволяет настраивать список реквизитов документа или справочника и сохранять эти настройки для многократного использования. Вызвать "Печать отчетов" можно кнопкой "Печать" - "Задать параметры списка" или через основное меню.

Выходные формы

Практически все печатные формы отчетов системы можно настраивать. Их файлы находятся в каталоге ExtPrn каталога базы.

Регистрационная карточка

Так выглядит печатная форма регистрационной карточки электронного документа.

Редактирование регистрационной карточки

Встроенный редактор позволяет изменить печатную форму карточки и других печатных форм.

Автозаполнение журнала документов

Обработка позволяет загрузить файлы с диска (для каждого файла создается документ) в указанную папку, сохраняя структуру файловой системы. В случае необходимости будут созданы вложенные папки. При загрузке наименованию документа присваивается имя файла. Нумерация выполняется автоматически согласно правил, используемых для папки.

Маршруты

Маршрут - это список исполнителей через которых проходит документ в течении своего жизненного цикла. Маршрут может быть жестким или произвольным. Жесткие маршруты прописываются в справочнике "Маршруты". Возможна группировка маршрутов в отдельные папки по типам. При выборе исполнители согласно маршруту добавляются в карточку документа, где возможно изменение или дополнение исполнителей и задач.

Справочники

Некоторые реквизиты различных документов могут иметь повторяющиеся значения. Для облегчения ввода таких значений используется подстановка значений из справочников.

Шаблоны

Для облегчения ввода повторяющихся реквизитов, наряду со справочниками можно использовать шаблоны. От справочников шаблоны отличаются возможностью ввода в поле реквизита либо произвольного значения либо значения из шаблона. В рассматриваемой системе реализованы следующие шаблоны: названия электронных документов, резолюции документов и задачи пользователей.

Виды документов

Этот справочник содержит существующие в системе электронного 1С документооборота виды документов и пути к шаблонам печатных форм их журналов. По умолчанию система содержит следующие потоки документов: входящие, внутренние и исходящие. Шаблоны печатных форм журналов можно редактировать, изменяя соответствующие файлы.

Совет дня

При включении системы документооборота выводится окно "Советы". Пользователь может отключить эту опцию в окне формы или включить в настройках пользователя. Дополнить или отредактировать список советов может администратор в справочнике Советы.

Настройка цветовых схем

Список цветовых схем содержит основные, используемые в системе цвета. Представлены они в RGB формате. Меняя числовые значения от 0 до 255 можно установить любые сочетания. Эти настройки применимы для всех пользователей и могут быть изменены администратором.

Общение в системе

Система документооборота позволяет посылать короткие сообщения активным пользователям(Чат), используя удобный интерфейс. Вызывается чат через меню "Сервис" системы.

Настройки пользователя

В этом окне можно настроить разрешение сканера, вывод совета при включении системы электронного документооборота, степень соответствия слов при поиске и порядок вывода электронных документов в журнале.

Документооборот 1С